Manajemen kepemimpinan

KNOWLEDGE OF MANAGEMENT LEADERSHIP IN THE ORGANIZATION ( PENGETAHUAN MANAJEMEN KEPEMIMPINAN DI DALAM ORGANISASI ) Oleh : Drs. Yan Djoko Pietono * A. PENGERTIAN DAN PENTINGNYA MANAJEMEN. 1. PENGERTIAN MANAJEMEN. Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari fungsi-fungsi manajemen ini. Jadi manajemen merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan. Karena manajemen diartikan mengatur maka timbul beberapa pertanyaan bagi kita . a. Apa yang diatur ? Yang diatur adalah semuan unsur-unsur manajemen yang terdiri dari men,money,methods,materials,machine and market disingkat 6M dan semua aktifitas yang ditimbulkannya dalam proses manajemen itu. b. Kenapa harus diatur ? Agar 6M itu lebih berdaya guna,terintregrasi dan terkoordinasi dalam mencapai tujuan yang optimal. c. Siapa yang mengatur ? Yang mengatur adalah pemimpin ( leader ) dengan wewenang kepemimpinannya melalui intruksi atau persuasi, sehingga 6M dan semua proses manajemen tertuju serta terarah kepada tujuan yang hendak dicapai. d. Bagaimana mengaturnya ? Mengaturnya yaitu melalui proses dari urutan fungsi-fungsi manajemn ( perencanan , pengorganisasian , pengarahan , dan pengendalian = planning , organizing , directing , controlling ). e. Dimana harus diatur ? Dalam suatu organisasi atau perusahaan, karena organisasi merupakan “ alat “ dan “ wadah ‘ untuk mengatur 6M dan semua aktifitas proses manajemen dalam mencapai tujuan. Tegasnya bahwa pengaturan hanya dapat dilakukan di dalam suatu organisasi. Sebab dalam wadah ( organisasi ) inilah tempat kerja sama, proses manajemen, pembagian kerja, delegation of authority, koordinasi dan integrasi dilakukan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai. Perlu dipahami bahwa manajemen dan organisasi bukan tujuan tetapi hanya alat untuk mencapai tujuan yang diinginkan, karena tujuan yang ingin dicapai itu adalah pelayanan dan atau profit ( laba ). Walaupun manajemen dan organisasi hanya merupakan “ alat dan wadah “ saja tetapi harus diatur dengan sebaik-baiknya. Karena jika manajemen dan organisasi ini baik maka tujuan optimal dapat diwujudkan, pemborosan terhindari dan semua potensi yang dimiliki akan lebih bermanfaat. Mismanagement ( salah urus ) harus dihindari karena mismanagement akan menimbulkan kerugian,pemborosan bahkan tujuan tidak akan tercapai. Untuk lebih jelasnya penulis perlu mengutip beberapa definisi manajemen sebagai berikut : Drs. H. Malayu S.P.Hasibuan. Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu. Andrew F. Sikula. Manajemen pada umumnya dikaitkan dengan aktifitas-aktifitas perencanaan , pengorganisasian , pengendalian , penempatan , pemotivasian , komunkasi dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan suatu produk atau jasa secara efisien. G.R.Terry. Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan ,pengorganisasian , pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber- seumber daya lainya. Harod Koontz dan Cyril O’Donnel. Manajemen adalah usaha mencapai tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. Dengan demikian manajer mengadakan koordinasi atas sejumlah sktifitas orang lain yang meliputi perencanaan ,pengorganisasian ,penempatan , pengarahan dan pengendalian. Jika kita simak definisi-definisi tersebut diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa 1. Manejemen mempunyai tujuan yang ingin dicapai. 2. Manajemen merupakan perpaduan antara ilmu dengan seni. 3. Manajemen merupakan proses yang sistematis, terkoordinasi ,kooperatif dan terintegrasi dalam memanfaatkan unsusr-unsurnya ( 6M ). 4. Manajemen baru dapat diterapkan jika ada dua orang atau lebih melakukan kerjasama dalam suatu organisasi. 5. Manajemen harus didasarkan pada pembagian kerja ,tugas dan tanggungjawab. 6. Manajemen terdiri dari beberapa fungsi ( POSD dan C ). 7. Manajemen hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan. 2. PENTINGNYA MANAJEMEN. Pada dasarnya kemampuan manusia itu terbatas ( fisik,pengetahuan,waktu dan perhatian ) sedangkan kebutuhan tidak terbatas. Usaha untuk memenuhi kebutuhan dan terbatasnya kemampuan dalam melakukan pekerjaan mendorong manusia membagi pekerjaan, tugas , dan tanggungjawab.Dengan adanya pembagian kerja ,tugas dan tanggungjawab ini terbentuklah kerjasama dan keterikatan formal dalam satu organisasi. Dalam oirganisasi ini maka pekerjaan yang berat dan sulit dapat diseleaikan dengan baik serta tujuan yang diinginkan tercapai. A. APA DAN MENGAPA MANAJEMEN ITU PENTING ? Pada dasarnya manajemen itu penting karena : a. Pekerjaan yang berat dan sulit untuk dikerjakan sediri, sehingga diperlukan pembagian kerja , tugas dan tanggungjawab dalam penyelesaiannya. b. Perusahaan atau organisasi akan dapat berhasil baik bila manajemen diterapkan dengan baik. c. Manajemen yang baik akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki. d. Manajemen yang baik akan mengurangi pemborosan-pemborosan. e. Manajemen menetapkan tujuan dan usaha untuk mewujudkannya dengan memanfaatkan 6M dalam proses manajemen tersebut. f. Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan. g. Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan secara teratur. h. Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan. i. Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap kerjasama sekelompok orang. Manajemen selalu terdapat dan sangat penting untukmengatur semua kegiatan dalam rumah tangga ,sekolah ,koperasi, yayasan , organisasi sosial ,pemerintahan dll. Dengan manajemen yang baik maka pembinaan kerja sama akan serasi dan harmonis ,saling menhormati sehingga tujuan optimal tercapai. Begitu pentingnya peranan manajemen dalam kehidupan manusia mengharuskan kita mempelajari dan menerapkan demi hari esok yang lebih baik. 3. KAPAN DAN APA SAJA DASARNYA SUPAYA MANAJEMEN DAPAT DITERAPKAN ? Manajemen pada dasarnya sudah ada sejak adanya pembagian kerja ,tugas dan tanggungjawab didalam kerjasama dari sekolompok orang untuk mencapai tujuan. Manajemen timbul sejak adanya pemimpin/pengatur dan ada bawahan yang diatur untuk mencapai tujuan bersama. 4. APAKAH DASAR ( PERSYARATAN ) SUPAYA MANAJEMEN DAPAT DITERAPKAN ? Manajemen pada dasarnya baru dapat diterpkan jika : a. Ada tujuan bersama dan kepentingan yang sama yang akan dicapai. b. Ada kerjasama diantara kelompok orang dalam ikatan formal dan ikatan tata tertib yang baik. c. Ada pembagian kerja ,tugas dan tanggungjawab yang teratur. d. Ada hubungan yang formal dan iktan kerja yang tertib. e. Adanya sekelompok orang dan pekerjaan yang akan dikerjakan bersama-sama. f. Adanya organisasi untuk melakukan kerja sama. g. Adanya wewenang ( authority ) dan tanggungjawab ( responsibility ) dari setiap individu anggota. h. Adanya pemimpin/pengatur dan bawahan yang diatur. i. Ada relationship in organization dan human oraganization . j. Ada the nature of men and the nature of organization. k. Ada komunikasi dan delegation of authority. B.FILSAFAT DAN ASAS – ASAS MANAJEMEN. 1. FILSAFAT MANAJEMEN. Filsafat manajemen adalah kerjasama sling menguntungkan, bekerja efektif dan dengan metode kerja yang terbaik untuk mencapai hasil yang optimal. Dalam filsafat manajemen seorang manajer/pemimpin/ketua sebagai leader akan lebih bertanggungjawab dalam perencanaan dan pengendalian organisasi untuk mencapai tujuan. Pemimpin yang kreatif ,inovatif ,cakap dan berani mengambil keputusan maka aktifitas organisasi semakin dinamis.sebaliknya pemimpin/leader yang tidak berani mengambil keputusan,tidak kreatif,tidak cakap,tidak memiliki inovasi maka organisasi akan statis.Jadi pemimpin / leader merupakan “ intisari manajemen “. Filsafat manajemen adalah kumpulan pengetahuan dan kepercayaan yang memberikan dasar atau basisi yang luas untuk menentukan pemecahan terhadap masalah-masalah manajer atau leader. 1.1. MANFAAT FILSAFAT MANAJEMEN. a. Memberikan suatu dasar dan pedoman bagi pekerjaan manajer/leader. b. Memberikan kerpercayaan dan pegangan bagi manajer/leader dlam proses manajemen untuk mencapai tujuan. c. Memberikan dasar dan pedoman berfikir kreatif bagi manajer/leader. d. Memberikan pedoman arah pemecahan yang terbaik terhadap masalah-masalah yang dihadapi manajer/leader. e.Memberi pedoman dasar dan kepercayaan bagi manajer/leader dalam melakukan wewenang kepemimpinannya. 1.2. PENERAPAN FILSAFAT MANAJEMEN. a.Filsafat yang berbeda-beda berkembang karena itu manajemen diterpkan dalam kondisi yang berbeda-beda pula. b.Perbedaan personalitas setiap manajer/leader. c.Perbedaan dalam hal penilaian terhadap manusia. 2. ASAS – ASAS MANAJEMEN. Asas ( prinsip ) manajemen merupakan suatu pernyataan fundamental atau kebenaran umum yang dapat dijadikan pedoman pemikiran dan tindakan. Asas – asas muncul dari hasil penelitian dan pengalaman. Asas – asas ini bersifat permanen ,umum , dan setiap ilmu pengetahuan memiliki asas yang mencerminkan “ intisari “ kebenaran-kebenaran dasar dalam bidang ilmu tersebut. Asas adalah dasar tetapi bukan bersifat absolut atau mutlak. Artinya asas harus mempertimbangkan kondisi-kondisi khusus dan keadaan yang berubah-ubah. Asas bukanlah hukum atau dogma tetapi hanya sebagai hypotesis yang harus diterapkan secara fleksibel, praktis ,relevan dan komitmen. Dengan menggunakan asas-asas manajemen, seorang manajer/leader dapat mengurangi atau menghindari kesalahan-kesalahan dasar dalam menjalankan tanggungjawabnya dan memiliki kepercayaan yang tinggi. 2.1. ASAS – ASAS UMUM MANAJEMEN. a. Division of work ( asas pembagian kerja ). b. Authority and responsibility ( asas wewenang dan tanggungjawab ). c. Discipline ( asas disiplin ). d. Unity of command ( asas kesatuan perintah ). e. Unity of direction ( asas kesatuan jurusan atau arah ). f. Subordination of individual interest into general interest ( asas kepentingan umum diatas kepentingan pribadi.) g. Renumeration of personnel ( asas pembagian gaji yyang wajar ). h. Centralization ( asas pemusatan wewenang ). i. Scalar of chain ( asas hierarki atau asas rantai berkala ). j. Order ( asas keteraturan ). k. Equity ( asas keadilan ). l. Initiative ( asas inisiatif ). m.Esprit de corps ( asas kesatuan ). n. Stability of tern-over personnel ( asas kestabilan masa jabatan ). C.PENGERTIAN PENGORGANISASIAN DAN ORGANISASI. Fungsi pengorganisasian ( organizing = pembagian kerja ) berkaitan erat dengan fungsi perencanaan, karena pengorganisasian harus direncanakan. Pengertian pengorganisasian ( organizing ) dengan organisasi ( organization ) berbeda. Pengorganisasian adalah fungsi menajemen dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan alat atau wadah yang statis. Pengorganisasian dapat diartikan penentuan pekerjaan-pekrjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas-tugas dan membagi-bagi pekrjaan kepada setiap anggota/karyawan, penetapan departemen/bidang serta penentuan hubungan. Organizing berasal dari kata organize yang berarti menciptakan struktur dengan bagian-bagian yang diintegrasikan sedemikian rupa sehingga hubunganya satu sama yang lain terikat oleh hubungan terhadap keseluruhan. Organisasi diartikan menggambarkan pola-pola, skema, bagan yang menunjukan garis-garis perintah, kedudukan anggota,hubungan yang ada dan lain sebagainya ( contoh lihat struktur organisasi ). Hasil dari pengorganisasian adalah organisasi. Jika pengorganisasian baik maka akan menghasilkan organisasi yang baik pula. Untuk lebih jelasnya lagi maka penulis akan mengutip beberapa definisi pengorganisasian sbb: Drs. H.Malayu S.P. Hasibuan. Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan,pengelompokan dan pengaturan bermacam-macam aktifitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan,menempatkan Orang-orang pada setiap aktifitas ini,menetapkan wewenang secara relatif didele- gasikan kepada setiap individu yang akan melakukan akfitias itu. George R.Terry. Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yg efektif antara orang-orang,sehingga mereka dapat bekerjasama secara efisien dalam melaksanakan tugas-tugas tertentu guna mencapai tujuan. Koontz dan O’Donnel. Fungsi pengorganisasian manajer/leader meliputi penentuan penggolongan kegiat- an yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tertentu dan pengelompokan kegiatan ini kedalam satu bagian yang dipimpin oleh seorang manajer/leader serta melimpah- kan wewenang untuk melaksanakannya. James D.Mooney. Organisasi dalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan ber- sama. Chester .Barnard. Organisasi ad alah suatu sistem kerjasama yang terkoordinasi secara sadar dan di lakukan oleh dua orang tau lebih. Aspek –aspek penting dari definisi –definisi tersebut diatas adalah : 1. Adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai. 2. Adanya sistem kerjasama yang terstruktur dari sekelokpok orang. 3. Adanya pembagian kerja dan hubungan kerja antara sesama anggota. 4. Adanya penetapan dan pengelompokan pekerjaan yang terintregasi. 5. Adanya keterikatan formal dan tata tertib yang harus ditaati. 6. Adanya pemdelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas. 7. Adanya unsur-unsur dan alat-alat organisasi. 8. Adanya penempatan orang-orang dan alat-alat organisasi. 1. PENTINGNYA ORGANISASI DIDALAM MANAJEMEN. Organisasi sangat penting dalam manajemen karena : a. Organisasi adalah syarat utama dalam manajemen.Tanpa organisasi manajemen ity tidak ada. b. Organisasi merupakan wadah dan alat pelaksanaan proses manajemen dalam mencapai tujuan. c. Oraganisasi adalah tempat kerja sama formal dari sekelompok orang dalam melakukan tugas-tugasnya. d. Organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapai. 2. UNSUR – UNSUR ORGANISASI. a. Manusia (human factor ) artinya organisasi baru ada jika ada unsur manusia yang bekerja sama, ada pemimpin ada yang dipimpin. b. Organisasi adan jika ada tempat kedudukan. c. Organisasi ada jika ada pekerjaan yang akan dikerjakan serta adanya pembagian pekerjaan. d. Organisasi ada jika ada hubungan dan kerjasama antara manusia yang satu dengan yang lainya. e. Organisasi da bila terdapat unsur tehnis. f. Organisasi ada jika ada lingkungan yang saling mempengaruhi misalnya sistem kerjasama sosial/pendidikan. 3. HUBUNGAN – HUBUNGAN DIDALAM ORGANISASI. Penetapan hubungan didalam suatu organisasi merupakan salah satu syarat terciptanya kerjasama ( team work ) antar anggota dan anatar departemen/bidang. Hubungan-hubungan di dalam organisasi dapat digolongkan atas : a. Line relations. b. Functional relations c. Staff realations d. Coordinatiion relations. 4. ASAS – ASAS ORGANISASI. Untuk terwujudnya suatu organisasi yang baik,efektif,efisien serta sesuai dengan kebutuhan, secara selektif harus didasarkan pada asas-asas ( prinsip-prinsip 0 organisasi sebagai berikut : a.Principle of organizational ( asas tujuan organisasi ) b.Principle of unity of objective ( asas kesatuan tujuan ). c.Principle of unity of command ( asas kesatuan perintah ) d.Principle of the span of management ( asas rentang kendali ) e.Principle of delegation of authority ( asas pendelegasian wewenang ) f.Principle of parity of authority and responsibility ( asas keseimbangan wewenang dan tanggungjawab ) g.Principle of responsibility ( asas tanggungjawab 0 h.Principle of departmentation / principle of devision of work ( asas pembagian kerja) i.Principle of personnel placement ( asas penempatan personalia ). j.Principle of scalar chain ( asas jenjang berangkai ) k.Principle of efficiency ( asas efisiensi ) l.Principle of continuity ( asas kesinambungan ) m.Principle of coordination ( asas koordinasi ) D. KEPEMIMPINAN ( LEADERSHIP ). Kepemimpinan ( leadership ) merupakan intisari manajemen.dengan kepemimpinan yang baik,proses manajemen akan berjalan baik pula.Tercapai atau tidaknya tujuan suatu organisasi sebagian besar ditentukan oleh kecakapan leader dalam melaksanakan kepemimpinanya untuk mengerahkan bawahannya. Kecakapan dan kewibawaan seorang leader akan mendorong gairah kerja,kreatifitas.partisipasi dan loyalitas para bawahan untuk menyelesiakan tugas-tugasnya. Leader adalah orangnya sedangkan leadership adalah gaya atau style seorang pemimpin mengarahkan,mengkoordinasikan dan membina bawahannya agar bekerja sama dan bekerja produktif mencapai tujuan organisasi. 1. FUNGSI – FUNGSI KEPEMIMPINAN. a. Pengambilan keputusan dan merealisasikan keputusan itu. b. Pendelegasian wewenang dan pembagian kerja kepada bawahan. c. Meningkatkan daya guna dan hasil guna semua unsur manajemen ( 6M) d. Memotivasi bawahan supaya bekerja efektif dan bersemangat. e. Mengembangkan imajinasi,kreatifitas dan loyalitas. f. Pemrakarsa,penggiat dan pengendalian rencana. g. Mengkoordinasi dan mengintegrasi kegiatan bawahan. h. Melaksanakan pengawasan melekat dan tindakan perbaikan. i. Membina dan mempertahankan kelangsungan hidup organisasi. j. Dll. 2. GAYA ( STYLE ) KEPEMIMPINAN. Gaya kepemimpinan seseorang didalam memimpin suatu organisasi sangat berbeda – beda. Hal ini disebabkan latar belakang yang berbeda pula. Ada beberapa gaya kepemimpinan seperti : a. Kepemimpinan Otoriter ( pemimpin yang menganut sistem sentralisasi wewenang ) b. Kepemimpinan Partisipatif ( pemimpin yang menganut sistem manajemen terbuka dengan melibatkan bawahan dalam setiap pengambilan keputusan ) c. Kepemimpinan Delegatif ( pemimpin yang mendelegasikan pengambilan keputusan kepada bawahan ). 3. MOTIVASI KEPEMIMPINAN. Motivasi berasal dari bahasa latin Mavere artinya dorongan atau daya penggerak. Seorang pemimpin harus memiliki motivasi untuk menggerakan/mendorong bawahan untuk bergairah kerja, berprestasi dan antusias untuk mencapai tujuan . Seorang pemimpin selain sebagi seorang motivator diharapkan dapat menjadi contoh yang baik bagi bawahannya. Baik perilakunya maupun tutur katanya dan pemimpin harus adil dan tidak pilih kasih pada bawahan. Bagaiman menjadi seorang pemimpin yang terbaik ? Memilki motivasi tinggi dan kemampuan leadership akan dijelaskan di session berikutnya dalam seminar dengan tema “ Build self-motivation for future success “ ( Membangun motivasi diri agar sukses masa depan ). - *** 2011 *** -